发文单位:中国保险监督管理委员会

文  号:保监发〔2007〕51号

发布部门: 厦门市档案局、市人力资源和社会保障局、市地方税务局 发布文号:
厦档[2011]39号 第一章 总则

发布日期:2007-6-25

  第一条  为规范全市社会保险业务档案管理,维护社保档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国社会保险法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》(人力资源社会保障部和国家档案局3号令)、《福建省社会保险业务档案管理办法(试行)》(闽人社文[2010]145号)等规定,结合我市社会保险档案工作的实际,制定本办法。

执行日期:2007-6-25

  

生效日期:1900-1-1

  第二条  依法管理、征收、经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社保机构),管理社会保险业务档案,适用本办法。

各人身保险公司:

  

  《人身保险业务档案管理规范》(DA/T36-2007,以下简称《规范》)已经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,并经国家档案局批准为推荐性行业标准,现予发布,自2007年7月1日起实施。现将有关要求通知如下:

  第三条  本办法所称社会保险业务档案是指全市各级社保机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

  一、请各人身保险公司充分认识业务档案管理的重要性,认真遵照《规范》要求,指定专门机构,设置岗位,配备责任心强、有敬业精神,熟悉人身保险业务和档案工作的管理人员,加强业务档案管理工作。

  

  二、各人身保险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查(借)阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度,以及档案工作人员岗位责任制、考核制度等,并严格执行。

  第四条  社会保险档案真实地记录了各级社保机构从事社会保险管理工作的过程,是国家档案的重要组成部分,各级社保机构都有保护社会保险档案的义务。

  三、各人身保险公司应根据《规范》中《业务文件保管期限表》,结合本公司的实际情况,制定本公司的业务档案保管期限,保管期限不能低于《规范》要求。

  

  二○○七年六月二十五日

  第五条  社保档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则,确保各类档案的完整、准确和安全,实现档案有效利用。社保机构的社保档案业务受同级档案行政管理部门的监督和指导。

人身保险业务档案管理规范

  

  ICS 01.140.20

  第六条  各社保机构的社保档案工作,应与社会保险工作同步开展,并将其纳入本单位发展规划和工作计划,切实解决档案管理所需装具、设备、经费等问题,确保社会保险档案安全保管和有效利用。
第二章 机构与职责

  A 14

  第七条  各级社保机构应建立和健全综合档案室,作为本单位统一管理档案工作的职能机构,并建立档案管理网络,配备专兼职档案人员,并保持相对稳定。

  备案号:20848-2007

  

  DA

  第八条  综合档案室负责本单位社保业务档案的保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作以及指导本单位各部门和下级社保机构开展社保档案业务工作。

  中华人民共和国档案行业标准

  

  DA/T 36—2007

  各单位内设机构(科室)的兼职档案管理人员,负责本部门(科室)文件材料的积累、整理和归档工作。

  人身保险业务档案管理规范

  

  Specification of archives of life insurance business management

  第九条  各级社保机构应建立档案工作岗位责任制,把社保业务文件材料的收集、整理、归档工作纳入相关的工作程序,列入相关人员的岗位责任,做到应归档材料真实、准确和完整。

  2007-06-06 发布               2007-07-01实施

  

  国 家 档 案 局 发 布

  第十条  各级社保机构应建立健全社保档案工作的收集、整理、保管、利用、移交、统计、鉴定和销毁等规章制度,实现社保档案妥善保管、有序存放,严防损毁、遗失和泄密。

  前  言

  

  本标准的附录A、附录B为规范性附录。

  第十一条  各级社保机构对在管理和开发利用社保档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人,应给予表彰、奖励;对违反档案管理法规的,要根据不同情况给予批评和处分。
第三章 整理与归档

  本标准由国家档案局提出并归口。

  第十二条  社保档案实行业务部门整理并定期向档案部门归档制度。本着谁办理、谁整理、谁归档的原则,由业务部门对业务工作中形成的社保材料进行积累、整理和归档工作。任何个人不得将归档文件材料据为己有。

  本标准起草单位:中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司。

  

  本标准主要起草人:李世玲、刘娜、周纲、汪静。

  第十三条  归档要求

  人身保险业务档案管理规范

  

  1 范围

  归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担,其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档,综合档案室负责指导和协助。

  本标准规定了人身保险业务文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。

  

  本标准适用于所有人身保险业务档案管理与利用。

  归档文件材料应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱,字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制,并附于原件后一并归档。

  2 规范性引用文件

  

  下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

  归档文件材料所使用的载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。文件材料整理归档时要去除金属物,纸张幅面尺寸超过国际标准a4型的按a4规格加以折叠。

  GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

  

  DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范

  归档案卷应做到分类科学,组卷合理,目录编制规范,封面填写字迹工整、美观大方,案卷排列有序。

  DA/T 22-2000 归档文件整理规则

  

  3 术语和定义

  第十四条  社会保险业务部门应按照《厦门市社会保险业务档案整理规程》(附件3)对应归档的业务文件材料进行分类整理,并及时编制卷内目录(附件3图1)、案卷目录(附件3图2),填写卷内备考表(附件3图3)等。综合档案室应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管。

  下列术语和定义适用于本标准。

  

  3.1

  第十五条  社保业务档案分类和类目设置为:社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类九大类。

  人身保险业务文件 records of life insurance business

  第十六条  社保业务档案的保管期限定为永久和定期两种。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。各种社保业务档案的具体保管期限按照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》(见附件2)执行。社保档案的保管期限,自形成之日的次年1月1日开始计算。

  指人身保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。

  

  3.2

  第十七条  各类社保业务档案中涉及会计的档案材料依据《厦门市会计档案管理办法》(厦档[1999]30号)整理归档。

  人身保险业务档案 archives of life insurance business

  

  指具有保存价值的,经过鉴定、整理并归档的人身保险业务文件(3.1)

  各类社保业务电子文件依据《电子文件归档与管理规范》(gb/t
18894-2002)、《电子文件管理暂行办法》(厅字[2009]39号)、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法(试行)》(闽委办[2003]25号)及国家税务总局电子档案管理相关规范整理归档。

  3.3

  

  承保业务文件 underwriting records

  各类社保业务声像档案应依据《照片档案管理规定》(gb/t11821-2002)、《磁性载体档案管理规范》(da/t15-95)整理归档。

  指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程中形成的文件。

  

  3.4

  各门类档案材料,国家有新规定的,从其规定。

  保全业务文件 conservation
records指人身保险公司为了维持人身保险合同的持续有效,根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文件。

  

  3.5

  第十八条  社保档案的移交:

  理赔业务文件 claims records

  

  指人身保险公司按照合同约定,承担保险责任、履行保险金给付义务的过程中形成的文件。

  (一)各级社保机构应将保管期限为永久的社会保险业务纸质档案,自形成之日起满10年即向同级国家档案馆移交,同时一并移交全宗指南、案卷目录、文件级目录和相关参考资料;将保管期限为永久、100年、50年的社会保险业务电子档案,自形成之日起满5年即向同级国家档案馆移交。

  3.6

  

  件 item

  (二)各级社保机构每年9月底前应将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录的电子数据报送到同级档案行政管理部门。

  指归档业务文件的最小整理单位,一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。例如投保单及相关的投保资料可以为一件;投保补充资料可以为一件;保险合同送达回执书可以为一件;理赔申请书及相关的理赔申请资料可以为一件。

  

  4 总则

  (三)各级社保机构业务部门应根据实际情况,执行一年一移交、或一季度一移交、或一月一移交的档案移交制度,按时向本单位档案管理部门移交各年度的社保档案。

  4.1
人身保险公司应对本公司在业务工作中形成的各种文件材料做好分类、整理、归档、保管、定期鉴定及销毁工作,必须保证业务档案的安全、完整和准确。

  

  4.2
人身保险公司对业务档案中记载的客户资料负有保密职责,严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。

  (四)档案移交时,交接双方根据移交清单清点核对,并履行签章手续。移交清单一式两份,交接双方各存一份。
第四章 保管与利用

  4.3
人身保险业务档案在采取纸质载体的同时,应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时,在内容、相关说明及描述上应保持一致。

  第十九条  各级社保机构应设置专门库房,配置符合国家标准要求的档案装具,集中保管社保业务档案。档案保管应采取防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防湿、防虫鼠、防污染、防水淹、防磁等安全措施,配置相应的防护设备,库房的门窗、墙壁必须坚固、无缝隙。

  5 管理机构和管理岗位职责

  

  5.1
为保证人身保险业务档案管理工作正常运作,各人身保险公司应设立专门档案管理机构和岗位,配备熟悉人身保险业务和档案工作的专职管理人员。

  第二十条  各级社保机构档案部门应定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失,不损坏。发现档案破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时,应及时进行修补、复制或其它技术处理。

  5.2
人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。

  

  5.2.1 采取自行管理方式的,应集中到省级公司统一管理。

  第二十一条  各级社保机构应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行准确统计,填写机关、企事业档案登记表,并于每年9月底前报送同级档案行政管理部门。

  5.2.2
采取委托第三方管理方式的,应与第三方管理机构签订管理合同,明确有关要求,指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。

  

  5.3 档案管理机构和岗位的相关职责

  第二十二条  各级社保机构应根据工作需要为综合档案室配备计算机、扫描仪、刻录机等现代化设备,采用功能齐全、性能稳定、数据安全的档案管理软件,逐步实现经办社保业务与档案归档管理的一体化和提供利用的现代化。

  5.3.1
按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。

  

  5.3.2
按有关规定完成日常各类业务资料归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时采取措施进行抢救。

  第二十三条  各级社保机构应坚持纸质档案与电子档案双轨制的原则,要定期做好各种数据库的备份和刻录光盘的归档工作,并坚持将具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文档及时转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档。

  5.3.3按照规定开展档案的利用工作,为各项保险业务和管理工作服务。

  

  5.3.4对于达到保管期限的业务档案应按档案鉴定销毁制度定期进行鉴定和销毁。

  电子档案备份载体推荐使用耐久性好的只读光盘或一次性写光盘,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。电子档案备份应一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。

  5.4 人身保险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。

  

  6 业务文件的整理与归档

  第二十四条  各级社保机构档案部门应建立健全档案借阅制度,明确规定社保档案的利用权限,建立档案借阅登记簿,健全借阅档案登记、审批手续,做好利用效果反馈登记工作。

  6.1 归档范围

  

  6.1.1
投保人在投保过程中和人身保险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件。(参见附录A
业务文件归档范围)

  第二十五条  各级社保机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

  6.1.2
为保证业务档案的完整性,按照业务文件产生的业务环节,划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式,在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件,都应进行归档保管。

  

  6.2 纸质业务文件整理与归档

  第二十六条  各级社保机构保存的档案原则上不得外借。如有特殊需要,经本单位负责人批准并核实参保者身份后,可以提供查阅或复制。
第五章 鉴定与销毁

  6.2.1
各人身保险公司都必须建立健全业务文件归档制度,业务人员在业务处理完毕后,要按照各类业务文件的归档范围和排列顺序要求整理归档。

  第二十七条  各级社保机构应成立鉴定小组,对已到期的社保档案进行鉴定并提出处理意见。

  6.2.2 质量要求

  

  归档纸质业务文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。整理归档纸制业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。

  鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。

  6.2.3 整理方法

  

  6.2.3.1 装订

  第二十八条  各级社保机构对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,按行政隶属关系分别报上级社会保险行政部门或社会保险费征收机构备案,经本单位主要负责人批准后销毁。销毁档案时,应派两人以上监督销毁档案,防止档案遗失和泄密。监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册归入全宗卷永久保存。

  纸质业务文件的装订原则是以件为单位,一件一装订。可以采取线装、粘贴、连发卡式装订机或不锈钢钉装订的方法。

  

  6.2.3.2 分类

  未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第六章 附 则

  纸质业务文件可以采用年度-业务环节(或机构)-保管期限等方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。

  第二十九条  本办法由厦门市档案局、厦门市人力资源和社会保障局、厦门市地税局负责解释。
  

  6.2.3.3 排列

  第三十条  本办法自2011年6月1日起施行,有效期2年。

  归档业务文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合业务处理顺序等排列。

  6.2.3.4 编目

  归档业务文件应依据分类方案和排列顺序编制归档目录。归档业务文件应逐件编目。归档目录设置保险合同号、投保人、作业流水号、页数、备注等项目。

  6.2.3.5 装具

  6.2.3.5.1保存业务档案可以使用纸箱、档案盒及塑封等,装具规格不限,但应符合档案管理的要求,有利于档案的长期保管。

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